Das Bedarfserhebungstool soll genutzt werden, um den ressortübergreifenden Bedarf an Produkten und Dienstleistungen der Behörden und Einrichtungen des Bundes festzustellen und Bündelungspotenzial zu identifizieren. Die Bündelung basiert auf den Ergebnissen der Bedarfserhebungen, für den IKT-Bedarf basiert die Bündelung auch auf den Auswertungen der ex-ante Meldungen die von den Bedarfsträgern gemeldet werden. Ziel der Bündelung ist es, zugunsten der öffentlichen Haushalte die Einkaufsvolumina im Rahmen einer strategisch sinnvollen Beschaffungsbündelung zusammenzufassen, um so Synergieeffekte der teilnehmenden Behörden und Einrichtungen zu erreichen. Über die gezielte Planung und Steuerung von Rahmenverträgen kann eine Vermeidung von möglichen Monopolen einzelner Anbieter sowie eine Einbeziehung von Start-Ups bzw. KMU im Vergabeverfahren der Rahmenverträge sichergestellt werden. Somit können mit Hilfe des IT-gestützten Beschaffungsprozesses Marktstörungseffekte vermieden werden, indem Marktfolgeabschätzungen durch strukturierte Auswertungsmöglichkeiten unterstützt werden.

Die Produktionsumgebung des BET ist durch das ITZBund bereitgestellt worden. Die Nutzung wird sukzessive ausgerollt nach Abschluss der jeweiligen Beteiligungsverfahren in den Ressorts.

Das BET bietet eine Funktionalität zur Konsolidierung und Auswertung der gesammelten Bedarfs(rück)meldungen der Bedarfsträger. Durch die Integration des BET in das zukünftige E-Beschaffungsportal werden die Bedarfsmeldungen und die zurückgemeldeten Bedarfe zur weiteren Vorbereitung einer Ausschreibung an ein Vergabemanagementsystem (VMS) übergeben.

Durch die Optimierung der Prozesse von der Bedarfsmitteilung bis zur Bedarfserhebung mittels der Einführung des Bedarfserhebungstools werden personelle Handlungsmöglichkeiten geschaffen, um die Aufgaben in der Beschaffung effizienter zu gestalten. Insbesondere die Entlastung der für die Bedarfserhebung zuständigen Mitarbeiter/innen und die damit verbundene Verringerung des manuellen Aufwands stehen bei der Etablierung des IT-gestützten Bedarfserhebungsprozesses im Vordergrund. Weiterhin kann der tool-gestützte Bedarfserhebungsprozess die – unter anderem durch die zahlreichen Medienbrüche verursachte – Fehleranfälligkeit in den einzelnen Teilprozessen zur Erstellung, Rückmeldung und Konsolidierung deutlich reduzieren und somit die Akzeptanz der automatisierten Bedarfserhebung bei den Bedarfsträgern deutlich erhöhen.

Mittelfristiges Ziel ist die Bereitstellung und Nutzung des BET für die zentralen Beschaffungsstellen und die dezentralen Vergabestellen in den Ressorts und Behörden der Bundesverwaltung. Hiermit wird dem expliziten Wunsch nach einer standardisierten und medienbruchfreien Lösung für die Bedarfsmitteilung und Bedarfserhebung durch die Ressorts entsprochen. Insbesondere die ressourcenintensive Nutzung von Excel-Dateien für die Erhebung der Bedarfe kann ersetzt werden. Eine übergreifende Nutzung einer IT-gestützten Lösung erhöht die Transparenz in der Beschaffung und generiert so einen deutlichen Mehrwert im digitalisierten Beschaffungsprozess.